M5 T.I.C. L1 Compunerea scrisorilor în Word

Compunerea scrisorilor în Microsoft Word se face folosind funcția Corelare corespondență (în engleză: Mail Merge). Această funcție este utilă pentru a trimite scrisori personalizate unui grup de destinatari, fiecare cu informații specifice, cum ar fi nume, adresă, etc.

Iată pașii de bază pentru a folosi compunerea scrisorilor în Word:

1. Pregătește fișierul cu datele

Creează un fișier Excel care conține datele despre destinatari. Coloanele ar trebui să conțină titluri precum:

• Prenume
• Nume
• Adresă
• Oraș
• Alte câmpuri relevante

---

2. Deschide un document Word nou

Acesta va fi șablonul scrisorii tale.

---

3. Accesează funcția de Corelare corespondență

În Word:

1. Mergi la Fila „Corespondență” (sau „Mailings”, dacă ai Word în engleză).
2. Click pe Pornire corelare corespondență > Scrisori.

---

4. Selectează sursa de date

1. Click pe Selectare destinatari > Utilizare listă existentă.
2. Alege fișierul Excel creat la pasul 1.
3. Selectează foaia (sheet) care conține datele.

---

5. Scrie scrisoarea și inserează câmpurile personalizate

Scrie textul scrisorii în Word și inserează câmpurile din Excel unde dorești. De exemplu:

Stimate {Prenume} {Nume},

Vă mulțumim pentru interesul acordat produselor noastre...

Pentru a insera câmpuri:

• Click pe Inserare câmp de corelare și alege câmpul dorit (ex: Prenume, Nume).

---

6. Previzionează rezultatul

Click pe Previzualizare rezultate pentru a vedea cum va arăta fiecare scrisoare cu date reale.

---

7. Finalizează și tipărește sau exportă

Click pe Finalizare și îmbinare:

• Imprimare documente – dacă vrei să le tipărești direct.
• Editare documente individuale – dacă vrei să generezi un fișier Word cu toate scrisorile personalizate.

Un exemplu complet cu un fișier Excel fictiv și un model de scrisoare în Word.

Pasul 1: Creează fișierul Excel cu datele

Deschide Excel și introdu următoarele date:

Prenume	Nume	Oraș
Ana	Popescu	Cluj
Mihai	Ionescu	București
Elena	Radu	Timișoara

Pasul 2: Creează documentul Word Principal

Deschide Word și scrie un text ca acesta (nu introduce încă numele – le vom înlocui cu câmpuri):

Stimate [Prenume] [Nume],

Dorim să vă mulțumim pentru interesul acordat companiei noastre. Ne bucurăm că locuiți în [Oraș] și sperăm să ne revedem curând!

Cu stimă,  
Echipa noastră

Pasul 3: Aplică corelarea corespondenței

1. Mergi în Fila „Corespondență”.
2. Click pe Pornire corelare corespondență > Scrisori.
3. Click pe Selectare destinatari > Utilizare listă existentă și alege fișierul destinatari.xlsx.
4. Selectează foaia de calcul (de obicei e „Sheet1$”).

Pasul 4: Înlocuiește câmpurile din scrisoare

Șterge [Prenume] [Nume] și [Oraș] din scrisoare și:

1. Click pe Inserare câmp de corelare > alege Prenume
2. Apoi din nou > Nume
3. Apoi > Oraș

Scrisoarea ar trebui să arate cam așa:

Stimate «Prenume» «Nume»,

Dorim să vă mulțumim pentru interesul acordat companiei noastre. Ne bucurăm că locuiți în «Oraș» și sperăm să ne revedem curând!

Cu stimă,  
Echipa noastră

Pasul 5: Previzualizare și finalizare

1. Click pe Previzualizare rezultate – vei vedea date reale inserate.
2. Dacă totul e în regulă, click pe Finalizare și îmbinare > Editare documente individuale.
3. Se va genera un document Word cu toate scrisorile completate.

Fișiere care pot fi descărcate:

Temă:

Să se creeze o scrisoare și 3 destinatari în stilul compunerea scrisorilor. Să se trimită rezultatul adică documentul Word cu toate scrisorile completate pe adresa posesorului.